由于日常活动较多，档案数量十分庞大。然而，传统的档案管理方式仅使用书架、书柜等硬件设备来储存档案，伴随着档案数量越来越多，只能不断扩大硬件设备的投入来适应档案管理，且占地面积较大，硬件设备成本和空间成本高。在日常的科研项目和教学过程中需要使用档案，因此这意味着管理档案的存放次序困难。人工识别的方式难以适应大量的档案调取，通常会导致档案存放位置杂乱，寻找档案的时间长等问题。
随着信息技术的发展，北京智能化档案馆，档案馆应用网络技术增强服务的互动性和个性化，打造一个信息交互的一体化档案管理平台。一方面，智能化档案馆流程，档案馆的档案管理平台借助物联网技术对档案实体信息进行智能化识别、定位、---和管理，提供一体化、交互式的档案信息；另一方面，可以---通过智能档案馆的档案信息服务系统检索、咨询和获取相关的档案，智能化档案馆解决方案，提供有效便捷的档案信息资源利用服务。建设档案馆，可以提升知识获取的便利程度。
与传统档案馆相比，数字档案馆的信息资源库将是丰富多彩的，智能化档案馆软件，不仅涵盖了原来的档案信息资源，其信息采集将进一步扩大到现行文件、资料、各行业数据库、社会公众服务信息、网上相关信息、数字图书馆信息等，其载体形式包括语音、视频、图形、图像等更为广阔的领域，是一个以档案信息为内容的社会综合信息资源库，能满足社会各方面对档案信息资源的需求。中泰德信公司在智能化档案馆建设领域还是比较成熟的企业。
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